請求書や領収書(証憑)を管理しよう!

証憑(しょうひょう)って何?

証憑(しょうひょう)とは、仕入先や業者、得意先などとの取引の流れを証明する資料の総称です。

具体的には、契約書、納品書、請求書、領収書、預金通帳、有価証券、小切手・手形控えなどです。

専門家のアドバイス

取引先と、口約束で「納品しました」「支払いました」と言っても、あとから事実は確認できません。そこで、事実証明の根拠として証憑が使われます。

また、税務調査では数年前の証憑の提示を求められることもあります。

証憑は外部に証拠として差し出す書類なので、きちんと保管しましょう。

また、自社が発行する証憑についても同様にしっかり管理しましょう。

下には、証憑の管理方法と領収書を発行する際の注意点を掲載しています。

 

 

 

証憑のファイリング方法の例
種 類 注意点
現金ファイル ・現金出納帳、現金実査表、小口現金に関連する領収書をファイリング
預金ファイル ・口座引落、税金納付などを日付順や取引項目ごとに分けて証憑をファイリング
未払ファイル ・買掛金、未払金を計上した請求書は支払日まで一時保管
・支払日ごとに管理する
・ボックスを使用するのも効果あり
支払済みファイル ・支払い済みファイルは月毎にインデックスを付けるなどしてファイリング
・仕入用、販管費用にファイルを分けるのも効果あり
給与関連ファイル ・給与計算に関わる資料をファイリング
・立替経費精算用も用意すると効果あり

保管方法は、会社によって多種多様な方法を採用しています。自社の事業形態や習慣に合わせて、最適な保管方法を探し、継続して管理していくことが重要です。

 

領収書を発行する際の注意点
注意点
領収書には、住所、会社名を記載し、社印を押印する
書き損じたら書き直す
金額の前に「¥」、末尾に「-」「也」を入れ、改ざんを防止する
印紙の添付が必要な場合には割印を押す

※印紙が必要な領収書
領収書1枚が3万円以上の場合、印紙を貼ることが義務づけられています。印紙は、領収書に貼って割印することで納付が認められます。

 

 

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取引記録を、大事に保管するのも大切な仕事!
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